Automatiske mails til deltagere

Denne side viser, hvordan du opsætter automatiske mails til deltagere i et Odoo-event 📩

Du lærer især:

  • ✅ hvordan du bruger mailskabeloner korrekt
  • 🧷 hvordan du undgår at ændre noget for andre events
  • 🔎 hvordan du sikrer, at eventet bruger din mail (og ikke en [GLOBAL]-skabelon)

⚠️ Vigtigt (læs dette først)

Odoo er skabelon-baseret.

  • 🚫 [GLOBAL]-skabeloner må ikke rettes direkte
  • ♻️ Vil du bruge samme opsætning/udseende, skal du duplikere skabelonen og redigere din egen kopi

Hvis du retter i en [GLOBAL]-skabelon, slår ændringen igennem på alle events, der bruger skabelonen. :contentReference[oaicite:0]{index=0}

🧠 Overblik: sådan fungerer mails i Odoo

Der kan ligge tre forudoprettede mails på eventet (typisk ved tilmelding, 3 dage før og 1 time før).
Vi anbefaler, at du opretter dine egne mails og sletter [GLOBAL]-mails på dette event bagefter. :contentReference[oaicite:1]{index=1}

1) 🧭 Find fanen “Kommunikation”

  1. Åbn dit event i Odoo
  2. Gå til fanen Kommunikation (nederst på event-siden)
  3. Klik Tilføj linje
  4. Sørg for, at typen er Mail (ikke SMS) via dropdown-pilen 🔻

2) 🧩 Vælg en skabelon og åbn den

  1. Vælg en skabelon i dropdown-menuen
  2. Hold musen over linjen
  3. Klik på den lille pil ▶ (til højre)

Nu er du inde i selve skabelonen.

3) 📎 Duplikér skabelonen (så du må redigere)

  1. Øverst til højre ser du Ny-knappen og stien, fx:
    Arrangementer / [event-titel]
  2. Under stien ser du navnet på mailskabelonen
  3. Klik på tandhjulet ⚙ til højre for skabelonnavnet
  4. Vælg Duplikér

✅ Nu arbejder du i din egen kopi.

4) ✍️ Ret mailens indhold

  1. Klik på linjen med mailtitlen
  2. Klik på pilen ▶ for at åbne mailen

Du ser typisk fanerne:

  • Indhold
  • E-mail konfiguration
  • Opsætning

✅ Du skal kun rette i “Indhold”

  • Skriv teksten til deltageren
  • Brug / for formatering og dynamiske felter (fx deltagerens navn)

Eksempel (dynamisk felt):

  • Skriv /
  • Vælg Dynamic Placeholder
  • Søg fx på “Navn” og vælg deltagerens navn-felt
  • Tryk enter (standardværdi kan være tom)

🚫 Ret ikke i “E-mail konfiguration”

Her kan stå systemfelter, som ikke skal ændres (fx afsender-felt / flettefelt).

🚫 Ret ikke i “Opsætning”

Her kan stå systemfelter om sprog (flettefelt), som ikke skal ændres.

5) 🎯 Vælg den rigtige mail på eventet (meget vigtigt)

Når du går tilbage til eventets backend:

⚠️ Vigtigt: Odoo kan have valgt en [GLOBAL]-skabelon i stedet for din nye mail.

  1. Find dropdown-menuen med mails på eventet (klik på den lille trekant)
  2. Find din nye mail i listen
  3. Vælg din mail ✅

6) ⏱️ Indstil hvornår mailen sendes

På mail-linjen indstiller du:

  • Enhed: Timer / Dage / Uger / Måneder / Omgående
  • Interval: fx 0, 1, 3 osv.
  • Trigger: Efter hver tilmelding / Før arrangementet / Efter arrangementet

📌 Hvis mailen skal sendes straks ved tilmelding:

  • Interval: 0
  • Enhed: Omgående
  • Trigger: Efter hver tilmelding :contentReference[oaicite:2]{index=2}

7) 🗑️ Slet [GLOBAL]-mails (hvis du har lavet dine egne)

Hvis du har oprettet dine egne mails, så slet de forudoprettede mails med [GLOBAL] på dette event.

  • Brug skraldespands-ikonet 🗑 ude til venstre for linjen :contentReference[oaicite:3]{index=3}

🌐 Særligt for online events

Ved online events skal du:

  • oprette mødet (fx Teams) uden for Odoo
  • indsætte mødelinket manuelt i dine mails 🔗
  • sende en ekstra påmindelse tæt på start (fx 1–3 timer før) ⏰ :contentReference[oaicite:4]{index=4}

🤝 Brug for hjælp?

Kontakt OS2-sekretariatet: os2@os2.eu