Sådan bruger vi Nextcloud

Du behøver ikke gøre alting perfekt fra dag ét. Små, konsekvente vaner gør den største forskel.

Intern vs. åben/ekstern mappe – sådan skelner vi

  • Intern – her arbejder vi: kladder, noter og dokumenter i proces
  • Åben/ekstern – her deler vi det, der er færdigt og må bruges af andre

Hvorfor flytte til det åbne filarkiv, når noget er færdigt?

OS2 bygger på åbenhed som grundprincip i open source. Derfor skal dokumentation være åbent tilgængelig i videst muligt omfang.

  • De interne mapper er til dokumenter, der er under udarbejdelse.
  • Når dokumentationen er godkendt og skal bruges af andre, flytter eller kopierer du den til produktets offentlige mappe i Nextcloud (det åbne filarkiv).

Filformater (åbne formater / ODF)

Kort forklaring: ODF er åbne standarder, der kan åbnes i mange programmer.
Vi bruger som udgangspunkt .odt, .ods og .odp. Når noget skal deles bredt, eksportér til PDF.

Godt at vide, hvis du er ny i ODF

  • Programmer:
    Du kan arbejde i fx LibreOffice (gratis) eller Microsoft Office. I browseren kan du redigere via Nextcloud (OnlyOffice/Collabora), hvis det er slået til.

  • Kompatibilitet:
    Avanceret formatering kan nogle gange ændre sig lidt på tværs af programmer. Tjek gerne slutlayout i den PDF, du deler.

  • Skabeloner:
    Brug fælles skabeloner for et ens udtryk. Du finder skabeloner i Værktøjskassen for produkter og projekter.

  • Track changes:
    “Spor ændringer” findes også i ODF. Aftal gerne en enkel godkendelsespraksis i jeres gruppe.

  • Kan man åbne ODF i Microsoft Office?
    Ja. .odt, .ods og .odp kan åbnes i nyere versioner af Office.

  • Kan man åbne .odp i Word?
    Nej. .odp åbnes i PowerPoint. Word åbner .odt.

  • Er der behov for særlig software?
    Nej. Men vi anbefaler, at du bruger programmer, der understøtter ODF godt (fx LibreOffice eller nyere Microsoft Office).

  • Word-filer i Nextcloud?
    Ja. Nextcloud kan gemme alle almindelige filtyper. Browser-redigering afhænger af, hvilke apps der er slået til.
    Vi anbefaler, at du så vidt muligt bruger åbne filformater.

Mappestruktur og navngivning

Hold det enkelt og genkendeligt. Følg disse principper:

  • brug klare og konsekvente filnavne, fx 2025-03-15_Referat_Bestyrelsesmoede.odt
  • navngiv mapper, så det er tydeligt, hvad de indeholder
  • filer, der skal deles offentligt, placeres i produktets mappe under “Offentlige filer til hjemmeside” (eller tilsvarende offentlig mappe)
  • interne arbejdsfiler gemmes i produktets interne mappe i OS2 Intern Nextcloud
  • versionering (ændringshistorik) for dokumenter med offentlig relevans – fx governance, vejledninger, skabeloner – håndteres på GitHub
  • personlige noter og midlertidige arbejdsfiler kan godt ligge lokalt, men læg dem i fælles arkiv, når de får varig betydning for produktet

💡 Lille vane, stor effekt:
Sæt dato i filnavnet, når noget er endeligt (fx 2025-01-12_oplaeg_v1.pdf).