Sådan arbejder vi i OS2 Overblik Sekretariat · Projekter & produkter
Her beskriver vi, hvordan vi arbejder sammen i OS2-sekretariatet: hvilke værktøjer, metoder og mødeformer vi bruger til at skabe fælles struktur, samarbejde og dokumentation. Afsnittet fokuserer på vores principper og arbejdsgange – altså hvordan vi organiserer, prioriterer og træffer beslutninger på tværs af fællesskabet.
🛠️ Skal du løse en opgave nu? Brug Værktøjskassen til Trin for trin-guides, værktøjer og skabeloner.
Samarbejdsformer
Vi arbejder ud fra princippet om åbenhed først og kendt som Open by default. Åbenhed, dialog og fælles ejerskab er kerneværdier i OS2 og vores samarbejde bygger på løbende samtale, fælles dokumentation og klare beslutningsflow.
- Samtale og koordinering: Vi bruger daglig sparring og ugentlige check-ins til at skabe fælles retning, afklare prioriteringer og følge op på igangværende opgaver.
- Fælles dokumenter: Vi arbejder i fælles filer på Nextcloud og GitHub, hvor alt væsentligt materiale kan findes og deles. Dokumenter skal være åbne, navngivet tydeligt og versioneret.
- Beslutninger: Større beslutninger drøftes i teammøder og dokumenteres i referater. Ved tvivl skal beslutningen forankres hos sekretariatschefen.
- Tværgående samarbejde: Vi arbejder tæt sammen med OS2’s bestyrelse, produktkoordinatorer og styregrupper. Kommunikation med eksterne skal altid ske på vegne af sekretariatet og med fælles synkronisering om budskaber og formål.
Se også: Opskrifter og skabeloner i Værktøjskassen (facilitering, mødeformer, referat).
Centrale værktøjer
OS2-sekretariatet anvender en række digitale værktøjer, der understøtter samarbejde, planlægning og dokumentation:
| Værktøj | Formål | Adgang |
|---|---|---|
| Leantime | Tidsregistrering. Bruges til at registrer tidsforbrug på opgaver. | itk-leantime.itkdev.dk |
| Nextcloud | Fælles filarkiv. Bruges til at lagre og dele dokumenter og andre filtyper. | boks.os2.eu |
| GitHub | Versionsstyring og projektstyring. Bruges til at samarbejde om kode, bygge dokumentation samt projektstyre opgaver. | github.com/OS2offdig |
| Zulip | Intern chat og løbende sparring. Bruges til hurtig dialog, videndeling og koordinering. | os2samtale.os2.eu |
| Airtable | CRM Overblik. Bruges til overblik over produkter, medlemmer og tilknytninger. | airtable.com |
| Hey Loyalty | Nyhedsbreve. Bruges til at kommunikere til medlemmer og andre interessenter. | heyloyalty.com |
| Odoo | Hjemmeside. Bruges til at administrere OS2s hjemmeside. | os2.eu |
Alle værktøjer skal bruges på en måde, der understøtter fælles ejerskab og transparens. Hvis et dokument eller en opgave kun findes lokalt, eksisterer den ikke organisatorisk.
Se også: How-to og standarder pr. værktøj i Værktøjskassen (fx Nextcloud: fildeling, adgang, rettigheder).
Filstruktur og navngivningsprincipper
- Brug altid klare og konsekvente filnavne, fx
2025-03-15_Referat_Bestyrelsesmoede.odt. - Mapper skal navngives så det er forklarende hvad de indeholder.
- Filer som skal deles offentligt placeres i Nextcloud under mappen Offentligt filer til hjemmeside
- Interne filer gemmes i Nextcloud under mappen OS2.
- Versionering sker på GitHub for dokumenter med offentlig relevans (fx governance, vejledninger, skabeloner).
- Personlige noter og arbejdsfiler kan ligge lokalt, men placeres i fælles arkiv, når de får varig betydning.
Se også: Fildeling (Nextcloud) i Værktøjskassen for trin, rettigheder og mappeskabelon.
Mødekultur og mødestruktur
Vi lægger vægt på struktur, nærvær og tydelige roller i vores møder.
- Dagsorden og formål: Mødeindkalder er ansvarlig for at mødet har et formål og en dagsorden som er tydelig for alle deltagere.
- Ugentligt check-in: 20 minutter hver tirsdag til kort status på opgaver, prioriteringer og koordinering.
- Teammøde: Afholdes hver anden uge i sammenhæng med ITKs fredagsmøde. Teammødet er med fokus på sammenhængskraft i teamet samt dialog og koordinering af fælles opgaver og projekter.
- Tværgående møder: Efter behov med de relevante aktører f.eks. produktkoordinator, arkitekt, kommunikation og andre.
- Opsamling: Alle møder skal have dagsorden og kort referat i Nextcloud eller GitHub.
- Facilitering: Mødelederen har ansvar for at holde fokus på formål og beslutninger.
Mødekulturen skal være præget af åbenhed og respekt for hinandens faglighed og tid.
Se også: Skabeloner for dagsorden og referat i Værktøjskassen.
Governance og standarder
OS2’s måde at arbejde på bygger på den fælles governance-model (jf. OS2 organisering version 1 og governance_template.md). Organiseringen og modellen sikrer kvalitet, transparens og ejerskab i alle OS2-projekter og -produkter.
Sekretariatet skal:
- Rådgive projekter og produkter i brugen af governance-modellen, checklisten og eventuelt andre relevante standarder.
- Understøtte dokumentation i GitHub, så krav til relevans, formkrav, governance og strategisk sammenhæng følges.
- Sikre, at alle produkter efterlever OS2’s værdier om åbenhed, fælles ejerskab og brug af open source-standarder.
- Anvende fælles standarder for dokumentation, projektstyring og licenser (MPL 2.0 som udgangspunkt jf. OS2s vedtægter).
Governance-modellen og internationale standarder er vores fælles kvalitetsramme – både for sekretariatets interne arbejde og for de OS2-projekter og -produkter, vi understøtter.
Se også: Governance-rapport/licensvalg i produktets docs + relevante skabeloner i Værktøjskassen.